Dans quel contexte avez-vous été amené à utiliser EDWARD Suite ?
En ce qui me concerne, je suis directeur projets au sein de OCP Répartition Pharmaceutique, leader en France de la répartition pharmaceutique, en termes de volumes de part de marché, de modèles de distribution, et d’innovation. Nous distribuons plus de la moitié des officines en France, pour un chiffre d’affaires supérieur à 6 milliards d’euros.
Nous travaillons par définition dans un environnement très réglementé, dans la mesure où nous avons des engagements de service public qui nous imposent des obligations absolument incontournables.
En charge de la direction des projets de l’entreprise, et notamment des grands projets de transformation, j’ai été amené à solliciter, via appel d’offres, des sociétés de conseils pour m’accompagner dans le pilotage et le suivi d’un important projet de transformation reposant sur plusieurs axes.
Concrètement ? Quel était ce grand projet ?
Concrètement, nos attentes étaient assez fortes parce qu’il s’agissait d’un projet de restructuration qui touchait une multitude d’acteurs en termes de services – commercial, RH, communication, IT et juridique – sur un ensemble d’opérations réparties, à l’époque, sur 43 établissements pharmaceutiques en France.
Notre projet était ambitieux parce qu’il touchait à la refonte de notre réseau de distribution, alors surcapacitaire. Nous nous devions de l’optimiser, en mettant en place un programme projet capable de déployer en quelques mois l’ensemble de nos plans d’action sur une multitude de d’établissements de répartition pharmaceutique. Le tout en garantissant la pérennité dans la continuité de services offerts aux officines, conformément à nos obligations de service public.
Autant dire que cette entreprise portait implicitement un impact social, commercial, et opérationnel particulièrement fort…
Quels étaient les éléments primordiaux de votre appel d’offres ?
J’avais une vision assez précise de l’accompagnement attendu pour pouvoir gérer ce programme. En plus du seul accompagnement, j’avais posé dans l’appel d’offres un pré-requis, qui était la nécessité de disposer d’un outil web qui me permette d’optimiser à la fois le suivi des actions sur l’ensemble du territoire français de manière assez détaillée, et de disposer facilement d’un reporting et d’un tableau de bord très synthétique en temps réel.
C’est dans ce contexte que vous avez découvert EDWARD Suite…
Oui, c’est dans le cadre des réponses à notre appel d’offres que nous avons pu voir ce que faisait l’outil. Qui n’est pas tant pour moi un outil web de suivi d’action, mais bien plutôt un outil de suivi des engagements.
C’était délibéré : il ne s’agissait pas seulement de gérer une somme d’actions, mais de gagner en efficacité en prenant la main sur un outil qui nous permette de suivre les engagements en temps réel, tout en responsabilisant chaque acteur, chaque intervenant du projet. Exit donc les tableurs et bases de données traditionnels, les partages de fichiers sans valeur ajoutée… J’ai souhaité, résolument, que l’on ouvre notre modèle de transformation et de pilotage de ces projets-là sur un réel modèle digital.
C’est cette approche digitale qui a fait pencher la balance ?
Pour être précis, dans l’appel d’offres, nous avons sollicité trois sociétés de conseil et d’accompagnement. Les autres solutions étaient des solutions de gestion classiques à base proposer une solution de ce type, donc oui, cette approche digital / web a été un vrai différenciateur.
Combien de temps a duré le projet ?
Alors, c’était il y a un peu plus d’un an, et l’exécution du projet a duré 6 mois.
Comment s’est passée la première approche des outils EDWARD Suite ?
Ce que j’ai immédiatement perçu, c’est qu’avec le module DCM (Decision & Commitment Manager) de la suite, nous pouvions disposer des suivis de connexion de profils dédiés à distance, et “flagger” un portefeuille de projets pour obtenir des vues spécifiques, soit zoomées sur des chantiers ou des actions particulières d’un site, soit dézoomées pour bénéficier d’une vision d’ensemble.
Ce qui m’a également intéressé, c’est cette possibilité de pouvoir suivre les engagements de chacun en termes de d’échéance, mais aussi de livrables, en cliquant pour accéder aux contenus et au travail de chacun. Rapidement, j’ai pu utiliser certains écrans de l’outil directement dans mes comités de pilotage auprès de la direction, ou auprès des équipes lorsque je les réunissais. C’est un vrai bénéfice au quotidien qui m’a permis d’accorder plus de temps aux dossiers à instruire pour des arbitrages et des gestions de priorité, et beaucoup moins à la rédaction de rapports.
De façon très opérationnelle, combien de personnes ont été amenées à prendre la main sur l’outil, à des degrés divers ?
À l’époque, nous avons sollicité à peu près 60 personnes par semaine. La compréhension de l’outil s’est révélée simple et facile, et chacun des contributeurs projet a été formé, mais au quotidien, nous nous sommes retrouvés dans une phase d’exécution forte, et nous avons préféré que les équipes opérationnelles soient secondées par un consultant.
Cela nous a permis d’utiliser EDWARD Suite comme un visuel de restitution, un outil d’identification des événements, de captation des urgences, avec un aspect sécurisation de l’archivage des informations traitées, en cas de besoin.
L’expérience est maintenant derrière-vous, quel regard portez-vous sur l’ensemble de la démarche ?
Au final, l’outil nous a permis de réussir notre projet parce que nous avons joué sa mise en œuvre comme une partition, en respectant nos jalons, nos décisions, dans l’esprit digital : tout le monde y avait accès quand il le voulait, pour faire des points de comparaison en temps réel.
En tant que directeur des projets, j’ai pu disposer d’une vue synthétique et personnalisée d’une multitude d’événements mis à jour en temps réel. Une approche que l’on a d’ailleurs pu décliner en accordant des droits et des reportings différents en fonction des profils – Direction, stream leaders, contributeurs, exécutants… Chacun à son poste a pu bénéficier d’une vision adaptée à ses besoins, sur le plan national, en temps réel. Et c’est la raison pour laquelle j’ai toujours évité de parler d’un outil de “to-do list” ou de suivi de reporting, en lui préférant la notion d’outil de suivi d’engagement.
A l’avenir, si je dois mettre en œuvre d’autres programmes, je ferai de nouveau appel à cette solution, parce que nos équipes sont maintenant habituées, et que nous avons, concrètement, gagné en temps et en efficacité.
Le projet en chiffres
Phase de préparation
Une cinquantaine d’ateliers de travail.
Phase d’exécution
Pilotage de 60 personnes par semaine, toutes les semaines. Certaines tâches récurrentes sur 23 semaines, d’autres sur quelques jours.
Gestion de 180 comités sur l’ensemble de la période, avec restitution et comptes rendus en temps réel. Un très net avantage, et un gain de temps appréciable !